Slik ble Baneservice best i landet på internkommunikasjon

– Du må tenke kommersielt rundt egen rolle og vise hvilken verdi den har. Å jobbe med innsikt og data er avgjørende, for du må snakke et språk de forstår.

Det sier Mimmi Granli, leder for kommunikasjon i Baneservice, til KOM24.

Kommunikasjonsavdelingen er liten, men selskapet er stort med over 600 ansatte. De siste årene har de ansatt over 100 personer årlig. Da er man avhengig av at internkommunikasjonen fungerer.

– Sendte det ut i intet

– Da jeg kom inn her, hadde vi et intranett som ikke fungerte på mobil. Det er utfordrende når 80 prosent av arbeidsstokken ikke har PC, sier hun.

På den tiden foregikk mye av kommunikasjonen via e-post, men de fikk ikke data på hvor mange som faktisk fikk med seg det de sendte ut.

– Vi sendte det ut i intet. Vi visste ikke om folk åpnet e-posten en gang, sier hun.

Det innså hun at ikke var akseptabelt. Derfor satte hun i gang et arbeid der de reiste rundt og snakket med folk for å samle innsikt om målgruppens behov.

– Selv blant fagfolk som håndterer noen av de mest avanserte oppgavene på jernbanen, oppdaget vi at digitale verktøy ikke alltid har vært en naturlig del av arbeidshverdagen. Derfor var det for enkelte nytt å skulle åpne og bruke Teams-appen på mobilen, sier hun.

Hun sier essensen i deres arbeid er å kjenne målgruppen sin, finne ut hva som er viktigst for dem, hvilken digitalkompetanse de har og hvordan arbeidsdagen deres ser ut.

– Mange av våre folk jobber natt, for eksempel mellom Gol og Haugastøl uansett vær. Det handler om å sette seg inn i hverdagen deres og tilpasse informasjon og systemer etter dem, sier hun.

Siden de er en så liten kommunikasjonsavdeling og budsjettene heller ikke er enorme, etablerte Granli en redaksjonsgruppe bestående av nøkkelpersoner fra flere avdelinger.

– Til syvende og sist er det jo de som sitter på innholdet, forklarer hun.

– Om man bruker tid på å bli ordentlig godt kjent med organisasjonen og være ute selv, så kommer mye av seg selv, sier hun.

Hun er klar over at det kanskje ikke er internkommunikasjon man helst vil jobbe med i dette faget, men sier at det er helt umulig å lykkes med virksomhetens mål uten det.

Send inn bidrag til Den store kommunikasjonsprisen her

Nå er Baneservice kommet i en situasjon der de får inn så mye at redaksjonsgruppen må bestemme hva som er viktig eller ikke.

Men hun er opptatt av at det ikke bare er det nødvendige og formelle fra selskapet som skal deles internt.

– Jeg er opptatt av krydderet, ellers gidder ikke folk gå inn og lese, mener hun og fortsetter:

Nøkkelavgjørelse

– Da må du øve deg på å være redaktør og kjenne målgruppa godt, og når du har tallene og innsikten i bunn, er det ingen som kan krangle med deg på det, sier hun.

Hun sier at hun får god støtte fra ledelsen og at hun er med på møtene i ledergruppa, selv om hun ikke er en del av den.

Hun kaller det en nøkkelavgjørelse at hun fikk det og sier det er mye mer effektivt for ledelsen å kunne koble på kommunikasjonsgjengen tidlig.

Granli refererer til en foreleser hun hadde for mange år siden, som sa at internkommunikasjon er bedriftens immunforsvar, du merker først hvor godt eller dårlig det fungerer når noe går galt.

Siden Baneservice ansetter så mange folk, bruker de mye tid på onboardingdagene til å hjelpe dem med å logge på alt og går gjennom det hun kaller for infosporet, hvor de viser hvordan ting fungerer på mobil og PC.

– Fy søren så mye man får igjen for det

–  Den første uka bruker vi til å legge et solid fundament og sørge for at alle får opplæringen de trenger. Det er kanskje ikke den mest spektakulære delen av jobben, men den er helt avgjørende for alt som kommer etterpå, sier hun og fortsetter:

– Fy søren så mye man får igjen for det, sier hun og viser til en episode i januar hvor det skjedde noe feil med lønnskjøringen. Likevel ble det aldri noen telefonstorm til lønnsavdelingen, for man la ut informasjon om det på intranettet.

– I løpet av 24 timer hadde alle sammen vært inne og sett saken vår der, sier hun.

I vinter ble Baneservice til og med kåret til best i klassen når det kommer til internkommunikasjon på Den store kommunikasjonsprisen, som blir delt ut av Retriever, Kommunikasjonsforeningen og KOM24.

– Å vinne prisen for årets beste internkommunikasjon er en bekreftelse på at vi gjør mye riktig. Det ga oss energi til å fortsette det gode arbeidet og samarbeidet på tvers av hele selskapet. 

Send inn bidrag til Den store kommunikasjonsprisen her