Da alt gikk galt på Y Oslo: – Jeg satt på do og gråt i en time
Kulde, kaos og kald nudelsalat preget Y Oslo i 2019. Nå selger de ut Oslo Konserthus. Her er grepene som gjorde fiasko til suksess.
Publisert
Sist oppdatert
Hvordan lager du et event folk faktisk husker? Ifølge teamet bak designkonferansen Y Oslo er ikke svaret perfekte PowerPointer – men hvordan du håndterer det når alt går galt.
På CheckinDay 2025 delte Synnøve Sagafos og Marte Brennbakken fra eventbyrået Andre Boller historien om hvordan de var med på å starte designkonferansen Y Oslo – en konferanse eid av Netlife Design.
Resultatet? Deltakere som frøs, et telt som nesten kollapset – og terningkast 3,4.
– Det gjorde så vondt. Jeg satt på do og gråt i en time, fortalte Brennbakken fra scenen.
Da alt gikk galt
Planen var ambisiøs: 1000 deltakere, 900 kvadratmeter ekte gress og et grønt, urbant konsept midt i Oslo. Men lite gikk som planlagt.
Det var ingen garderobe, og deltakerne satt og frøs i to dager – med boblejakke, pledd og bagasje ved siden av seg. I regnet måtte mange stå i dokø, og mangelen på HC-toaletter gjorde at flere måtte ty til nærliggende kaféer.
Som om ikke det var nok: teltet holdt på å rase sammen i regnkaoset, og teamet måtte pumpe ut vann kontinuerlig. Til lunsj ble det servert kald nudelsalat – bærekraftig, men langt fra populært.
Snudde fiasko til suksess
Da pandemien traff i 2020, sto de overfor et valg: Skulle de avlyse – eller tenke nytt? De valgte det siste.
De gjorde kontorlokalene sine om til en TV-scene, og produserte en seks timers direktesendt flerkameraproduksjon over to dager – uten pauser. Publikum satt hjemme, men opplevelsen var fortsatt ekte.
Det fungerte. Deltakerne trillet terningkast 5,6.
I 2021 testet de hybridformat. I 2022 var de tilbake fysisk – og solgte ut billettene på tre uker. I 2023 og 2024 fylte de Oslo Konserthus med 1300 deltakere – tidenes største Y-konferanser.
– Hvis vi ikke planlegger rundt deltakernes naturlige behov, vil de miste energi og fokus, sa Brennbakken.
Slik holder de på publikum
For å skape en konferanse folk husker, har Y Oslo justert både program og praktikk.
Første pause legges tidlig, slik at deltakerne rekker både å fokusere og kvitte seg med morgenkaffen. Kaffekoppene er små, for å unngå svinn, og navneskiltene store, så folk lettere kan mingle.
I siste økt kombineres fag og underholdning – noen år med fri bar, andre med spøkelseshus eller uventede scenestunt. I forkant får deltakerne tydelig og praktisk info, og påmeldingen skjer direkte på nettsiden, uten unødvendige klikk.
– Vi bruker humor og overraskelser for å holde deltakerne engasjerte – som når vi fikk et monster til å jage folk ut av en sponsorprat, sa Sagafos.
