Da studentblokka ble rammet av raset: Dette skjedde bak kulissene i SiOs krisestab

Søndag den 27. oktober i 17.25-tiden satt Nina Langeland hjemme på Røa og forberedte seg til arbeidsuken, før hun skulle i familiemiddag. Plutselig tikket det inn en melding om et ras på Carl Berners plass i Oslo. Hun sjekket VG og innså at Studentsamskipnaden i Oslos (SiO) studentblokk med 290 leiligheter var involvert.

– Da ringte jeg SiO-sjefen, og så var vi i gang, forteller Langeland. Parallelt fikk vi melding via Securitas.

Som kommunikasjonsdirektør i SiO ble hun sittende ved PC-en til klokken to om natten for å delta i krisestabmøter, jobbe og for å få oversikt over situasjonen.

Uoversiktelig

– Hva gjorde du da første meldingen kom inn og du skjønte dette involverte SiO?

– Jeg fikk sendt en kjapp melding om at noen måtte hente hunden og at jeg ikke kunne komme på middag. Så ble jeg kalt inn til første stabsmøte, sier hun. 

De hadde første møte i krisestaben klokken 17:47.

Langeland forteller om en intens start med mange henvendelser fra redaksjoner og journalister.

– Vi skjønte at vi ikke klarte å svare alle journalistene. Derfor prioriterte vi å svare et par større redaksjoner for å få ut informasjon, og deretter sende ut en første pressemelding. Men det tar litt tid, fordi man må få nok overblikk til å kunne skrive noe, sier hun.

SiOs hovedfokus var å bistå både nødetatene på stedet og de berørte studentene.

– Kommunikasjonsmessig var vi utrolig glade for planene vi hadde lagt på forhånd, sier Langeland.

De tok fram et utkast til en interessentliste og prioriterte at studentene skulle få informasjon direkte fra SiO, ikke via mediene. Deretter var mediene viktige for å få ut budskapet i offentligheten. SiO prioriterte hyppig informasjon og å være åpne og transparente, uten å spekulere.

Har jobben din gjort god krisekommunikasjon siste året? Da kan du vinne pris.

– I de aller første timene var situasjonen uoversiktlig og fokuset var på de berørte og nødetatene. Samtidig begynte nesten umiddelbart å komme spørsmål fra media om SiO hadde fulgt opp et varsel fra Plan- og bygningsetaten fra 2021, forteller hun og fortsetter:

Den store kommunikasjons­prisen er tilbake – deler ut to nye priser

– Vi måtte bare si til journalistene at vi skal svare på spørsmålene og gjøre alt vi kan for å belyse, men akkurat nå er det viktigste å prioritere studentene.

Langeland sier at spørsmålene og spekulasjonene kom raskt, og det var et stort behov for folk å vite at SiO hadde gjort det de skulle.

– Vi skjønte informasjonsbehovet veldig godt. Samtidig var det kjempeviktig for oss å svare helt riktig, så vi tok oss tid til å ettergå og grundig svare på det da vi først gjorde det, sier hun.

– Men når det er det trøkket der, hvor lett er det å ta seg tiden til å være grundig?

– Det var en balansegang, og det tror jeg var en av de store kommunikasjonsutfordringene hele veien. Det er et veldig stort trykk for å få informasjon. Vi prøvde å svare så fort vi kunne, balansert opp mot at vi måtte svare riktig, for tillit er jo helt avgjørende, sier hun.

Fikk ekstern hjelp

Trykket roet seg ikke med det første. Dagen etter var Norges Geotekniske Institutt (NGI) der for å gjøre undersøkelser. Da kom spørsmålene om hva de hadde funnet og ikke funnet.

SiO sin løsning var å sende ut informasjon om prosessen og når de trodde de ville ha de ulike svarene. Dette opplevde de at roet ned trykket og ga redaksjonene og andre økt forståelse for at SiO kom med svar så fort de hadde dem.

SiO øver jevnlig på beredskap og har en egen beredskapsorganisasjon. Så sent som i mai hadde de en storøvelse.

– Det er jeg veldig, veldig glad for. Det er jo ikke akkurat det du har øvd på som skjer, men man vet hva man skal gjøre, sier Langeland.

SiO har bare tre ansatte som jobber med kommunikasjon, og to av dem jobber også med andre ting. Men når de jobber med krisekommunikasjon, kobler de også på markedsavdelingen, så alt i alt er de sju personer. Noen fikk ansvar for å snakke med studenter og noen med mediene.

De satte beredskap umiddelbart og startet arbeidet. De bruker tavler hvor de skriver inn hva de vet, hva de ikke vet og hva de må fokusere på nå.

– I en sånn situasjon var det åpenbart å bistå nødetatene og de berørte beboerne som første punkt. Og bare å få et overblikk, for til å begynne med er det lite man vet, men man forstår at det er stort og alvorlig, sier hun.

Hun sier at en av de viktigste læringspunktene de sitter igjen med er viktigheten av å øve jevnlig og å ha gode rådgivere. 

SiO kjøper tjenester fra Melfald, som og ga dem hjelp i starten. 

– Det var veldig nyttig. Vi håndterte nok hovedparten jobben selv, men det var nyttig å ha rådgivere som kjenner oss, særlig i den helt akutte fasen, og få det blikket utenfra, sier hun.

Langeland understreker igjen viktigheten av å øve ofte. 

Dette burde de gjort annerledes

– Det er sikkert ikke de tingene man har øvd på som skjer, men det var veldig mye som gikk i mitt hode av de tingene vi har øvd på og hele den riggen vi har, der alle har veldig definerte roller fungerte veldig godt

Men en ting er å snakke om hva man lykkes med. Det er også ting de i ettertid ser de skulle gjort annerledes.

Langeland har kommet fram til at de skulle begynt med vaktlister tidligere.

– I begynnelsen jobbet vi veldig lange dager alle sammen, men så skjønte vi at dette kommer til å vare i mange dager til, så vi måtte rett og slett sende noen hjem og la andre jobbe, for det var dag og kveld, sier hun.

De har så vidt begynt med evalueringen, men hun sier de må gå mer i dybden, se på tidslinjer og se hvor de brukte for lang tid og hvor de ikke klarte å svare ut fort nok.

– Jeg vet studentene hadde mange spørsmål. Blant annet den første beskjeden de fikk første kvelden, om den skulle ha kommet før, forteller hun.

Nå jobber de med å sikre rasområdet, et arbeid de håper å være ferdig med i løpet av november. 

Har jobben din gjort god krisekommunikasjon siste året? Da kan du vinne pris

Krisekommunikasjon er et viktig tema. Det blir veldig synlig når man ikke får det til