Asker kommune har ni personer i kommunikajonsstaben sin, men kjøper likevel inn ekstern kompetanse når det er behov for det. Nå har de inngått kontrakt med HyperRedink.
Lise Åserud/NTB
Asker kommune har ni ansatte i kommunikasjonsavdelingen - Likevel må de kjøpe inn tjenester for mange millioner årlig
Har inngått avtale med HyperRedink som er verdt inntil tolv millioner kroner de neste fire årene.
– Vi forsøker å ha et bevisst forhold til hvordan vi bruker pengene på kommunikasjonstiltak. Noen ganger må vi gjøre det raskt og av og til bruker vi lenger tid på vurderingen. Men det er betryggende å ha en rammeavtale med en proff leverandør til å hjelpe oss både med et strategisk blikk og praktiske grep som et firma som HyperRedink kan gjøre når det er behov for det.
Det sier Jon Bakkerud, kommunikasjonssjef i Asker kommune, til KOM24.
– Viktig med bred kompetanse
Den nye storkommunen med nesten 100 000 innbyggere har en egen kommunikasjonsavdeling som består av ni personer, med Bakkerud som leder.
– Det er mange grunner til å ha et godt team på kommunikasjon. Det handler både om en omfattende og mangfoldig medievirkelighet og det handler om at kommunen er en stor og kompleks organisasjon, eksternt og internt. Det er nødvendig med god kommunikasjon både eksternt og internt, og det er mange ulike målgrupper og brukergrupper. Da er det viktig å kunne spille på ulike strenger og ha en bred kompetanse, sier han.
Han viser til at de ansatte på kommunikasjonsseksjonen jobber i mange ulike retninger hver dag. De jobber tett inn mot ulike tjenesteområder i kommunen, blant annet bistår de med mediehåndtering og de har blant annet bidratt med ulike infoskriv som skal ut til brukergrupper og innbyggerne i forbindelse med koronapandemien.
Han sier de ser på kommunikasjon som et virkemiddel på alle områder.
– Vi jobber med alt fra grunnleggende viktige ting som helse, skole, vann og avløp til store samfunnsutviklingsprosjekter og krisekommunikasjon, sier han.
Bakkerud sier de ser på seg selv som kritiske venner internt i organisasjonen.
– Vi er strategiske rådgivere på kommunikasjon. Vi skal legge til rette for at man tenker på ting man ellers ikke ville tenkt på og samtidig få produsert innhold og gjennomført informasjonstiltak, sier han.
Men selv om de er en relativt stor avdeling på kommunikasjon i kommunen trenger de av og til flere hender.
Like før jul inngikk kommunen derfor, etter en anbudskonkurranse, en avtale på to år med HyperRedink med en opsjon på et pluss et år. Avtalen har en totalramme på tolv millioner kroner pluss moms.
Behov for annen kompetanse
– Vi ser ofte at det er behov for en annen kompetanse. Det gjelder både grafiske tjenester, design av rapporter og planer, ulike produksjoner, utvikling av kommunikasjonstiltak knyttet til samfunnsutviklingsprosjekter eller andre tiltak som kommunen setter i gang, sier han og sier at det i slike tilfeller er godt å ha noen eksterne miljøer å sparre med.
Det var totalt fem bedrifter som var med i anbudskonkurransen.
Bakkerud sier og at de vil kunne bruke HyperRedink til ulik type rådgivning om det skulle være behov for det på tema som de ønsker å utfordre seg selv på. Med det omfanget man ser for seg, mener han det er helt nødvendig med en rammeavtale for å sikre ordentlige prosesser.
Hvor mye de benytter seg av den avhenger av konkrete situasjoner og prosesser.
– I koronatider har det vært fint å kunne benytte seg av en sånn rammeavtale da store deler av kommunikasjonsseksjonen har måttet prioritere krisekommunikasjon og krisehåndteringen på mange ulike plan. En rammeavtale gir oss da mulighet til å kjøpe den hjelpen vi trenger for å få gjort ting som organisasjonen har hatt behov for å få på plass, sier han.
Han innrømmer at ekstern kommunikasjon koster mye penger, men mener det er helt nødvendig noen ganger.
– Det er klart det er mye penger, men aktiv kommunikasjon er lovpålagt og i en stor organisasjon med store ambisjoner og som erkjenner at kommunikasjon er et viktig virkemiddel, ser vi at vi er nødt til å bruke ressurser på kommunikasjon for å nå de målene kommunen har satt, sier han.
Avtalen har en ramme på tolv millioner kroner over fire år.
– Vi har ingen plikt til å bruke en slik sum, men det er en ramme for oss, sier han.
Avtalen startet i desember og de har alt benyttet seg av tjenestene til HyperRedink.
– Givende aktør å jobbe med
– Erfaringene så langt har vært bra. Det har vært en spesiell tid å inngå avtaler med leverandører på, det har vært mye digital kommunikasjon mellom partene. Man bruker alltid litt tid på å bli kjent, men vi ser at de leverer på det vi ønsker, de har gode prosesser når det kreves. Det er gode erfaringer så langt, sier han.
Tonje Askim er kundeansvarlig rådgiver hos HyperRedink. Hun skriver i en e-post til KOM24 at de skal bidra med ulike tjenester innen kommunikasjon, der Asker kommune har behov for det. Dette kan være blant annet bistand på rådgivning, kreative kommunikasjonsgrep, tekst og redigering, grafisk design, presentasjoner, illustrasjoner, produksjon av trykksaker og så videre.
– HyperRedink har spisset fagkompetanse innen de ulike kommunikasjonsgrenene, fra strategi til produksjon og distribusjon av innhold, skriver hun.
De har flere offentlige kunder i sin portefølje, i tillegg til Asker kommune, som Oslo Kommune Klimaetaten, Forsvaret, OsloMet, Miljødirektoratet og Stortinget. Men hun sier de ikke går spesifikt etter offentlige kontrakter.
– Vi går etter kontrakter hvor vi mener vi vil kunne være en sterk faglig partner. Dette gjelder i høy grad for Asker kommune. Det er givende å jobbe med en aktør som har et så viktig samfunnsoppdrag, skriver hun.
