Når en krise oppstår i utlandet, øker informasjonsbehovet raskt. For UDs kommunikasjonsteam starter kappløpet med å få oversikt før medietrykket tiltar.
Utenriksdepartementet opprettholder kommunikasjons- og kriseberedskapen gjennom hele året, også når ferieavviklingen er på sitt mest omfattende.
Denne sommeren har departementet minimum én pressevakt, én webvakt, én fungerende kommunikasjonssjef og én kommunikasjonsrådgiver på jobb.
I tillegg står en informasjonsleder i beredskap og kan på kort varsel kalles inn som en del av UDs krisestab.
– Den største utfordringen er at vi er færre på jobb samtidig som behovet for informasjon kan øke svært raskt, sier kommunikasjonsrådgiver Mariken Bruusgaard Harbitz i UD til KOM24.
Samtidig fortsetter det ordinære medietrykket, også når en krise pågår.
– Heldigvis møter vi stor forståelse blant norske journalister for at vi må gjøre prioriteringer når det er mange ting som skjer samtidig.
UD ønsker å dele informasjon raskt, men må først verifisere opplysningene.
– Vi vet at mange journalister gjerne skulle hatt informasjon umiddelbart, men ved akutte hendelser vet vi ofte like mye som journalistene selv når de ringer oss, sier Harbitz.
Hendelsene utspiller seg ofte langt unna Norge, og opplysningene må verifiseres gjennom ambassader, lokale myndigheter og andre relevante kilder.
– Selv om norske medier ofte er opptatt av berørte nordmenn, kan en krise ha flere dimensjoner som krever vår oppmerksomhet og innsats, påpeker hun.
I saker der departementet bistår nordmenn i utlandet, kan taushetsplikt, personvern og sikkerhetshensyn begrense hva UD kan dele.
– Vi forstår at det kan være frustrerende for journalistene som dekker hendelsen. Samtidig får vi mange spørsmål som bare lokalt politi eller lokale myndigheter kan svare på.
UDs 90 ambassader er åpne gjennom sommeren, mens departementets operative senter er tilgjengelig hele døgnet.
Når en hendelse oppstår, innhenter det operative senteret informasjon gjennom ambassadene og kontakten med lokale myndigheter.
– Som regel responderer lokale myndigheter på kriser i sitt område. De er best plassert til å hjelpe nordmenn som oppholder seg der, og derfor er ett av rådene våre å følge beskjedene fra lokale myndigheter, sier Harbitz.
UD undersøker samtidig hvor mange nordmenn som har registrert seg i det aktuelle landet gjennom Reiseklar-appen. Fordi registreringen er frivillig, gir den ikke et nøyaktig bilde, men kan gi en indikasjon – og gjennom appen kan departementet raskt sende informasjon til registrerte reisende.
– Selv om de ikke er direkte berørt, kan en større hendelse påvirke reisen eller sikkerhetssituasjonen i landet. Vi bruker Reiseklar-appen mer og mer til dette.
Kommunikasjonsenheten er en integrert del av UDs krisehåndtering og samarbeider tett med krisestaben, det operative senteret, utenriksstasjonene og politisk ledelse.
– Når situasjonen utvikler seg raskt, er det avgjørende at alle jobber ut fra den samme situasjonsforståelsen og de samme hovedbudskapene, sier Harbitz.
Ved større hendelser kan UD sette stab og trekke inn ressurser fra blant annet politiet, Forsvaret og helsevesenet.
Kommunikasjonssjefen har det strategiske ansvaret, pressevakten håndterer mediene, mens webvakten publiserer informasjon.
– Erfaringen er at krisekommunikasjonen blir aller best når kommunikasjonsfolkene og resten av krisestaben jobber tett sammen helt fra start, sier Harbitz.
Ved større hendelser forsøker UD først å omdisponere medarbeiderne som er på jobb, men ved behov kan ansatte bli bedt om å koble seg på fra feriestedet eller avbryte ferien.
– Blant våre egne ansatte i kommunikasjonsenheten har vi oversikt over hvor i verden folk oppholder seg i ferieperioden, slik at vi raskt kan vurdere hvordan vi kan hente inn flere ressurser ved behov, sier Harbitz.
Beredskapsordningene skal sikre at både ekstra kapasitet og nødvendig kompetanse kan mobiliseres raskt.
UD trener jevnlig på ulike scenarioer og evaluerer arbeidet etter større hendelser.
– Ingen krise er helt lik, og det er alltid noe som kan bli enda bedre.
Harbitz mener andre kommunikasjonsmiljøer også bør planlegge for at alvorlige hendelser kan oppstå midt i ferieavviklingen.
– Et godt planverk, tydelige roller, robuste vaktordninger og jevnlige øvelser gjør organisasjonen bedre rustet når noe faktisk skjer. Krisekommunikasjon er ferskvare, og beredskap må vedlikeholdes kontinuerlig.
