Dobbel folkefest skaper kommunikasjonsutfordring: – Bedre å overinformere

Lørdag 9. mai løper 82.500 deltakere Holmenkollstafetten. Samme kveld møtes Brann og Bodø/Glimt til cupfinale på Ullevaal.

Over 110.000 mennesker er ventet på de to folkefestene – og kommunikasjonsarbeidet har vært i gang lenge.

– Det er viktig at både de som skal delta på store arrangementer, og de som ikke skal det, får god reiseinformasjon i forkant. Derfor har vi slike dager på blokken lenge i forveien, sier Ruters pressevakt Bjørnar Skogheim.

Krevende å nå alle 

Først i høst oppdaget Holmenkollstafetten kollisjonen, og før jul gikk det beskjed til laglederne om å sikre overnatting tidlig.

– Vi har direkte dialog med alle lagledere, men ikke direkte med alle som skal løpe. Det er alltid krevende å nå ut til alle 82.500 løperne – dette krever at alle lagledere er flinke på å kommunisere informasjonen videre til hele sitt lag, sier daglig leder Martin Næss i Holmenkollstafetten. 

I år er stafetten fulltegnet og setter deltakerrekord med 5500 lag. Samtidig er tidsskjemaet stramt: cupfinalen har avspark klokken 18.00, mens stafettens siste start går klokken 17.10. 

Likevel er arrangøren rolig.

– Vi er ikke bekymret for dette. Vi har god dialog med Ruter og Sporveien, som planlegger for mer folk i byen denne dagen, sier Næss. 

Stafetten har også vært i dialog med Norges Fotballforbund (NFF) om når veiene åpnes, slik at begge parter kan informere sine.

Også NFF forbereder seg på trykket.

– Supportere er godt kjent med at Holmenkollstafetten foregår samme dag, men vi kommer uansett til å sende e-post til publikum med viktig informasjon – som vi alltid gjør. Hovedbudskapet er rett og slett å være ute i god tid, sier kommunikasjonssjef Yngve Haavik. 

– Bedre å overinformere

Når to store arrangementer overlapper, oppstår det samtidig en klassisk kommunikasjonsutfordring.

– Mange kan nok tenke: «Hvilken reiseinformasjon gjelder for meg?» Ambisjonen vår er derfor å gi god reiseinformasjon til alle, sier Skogheim i Ruter.

Det innebærer at reisende får oversikt over hvordan kollektivtilbudet påvirkes, og hvordan de best kommer seg til sitt arrangement.

– Ved å være i forkant og gi god informasjon, kan også de som vil holde seg unna gjøre nettopp det. En gevinst av alt dette er forhåpentligvis at vi hjelper med å spre folk.

Først koordineres budskapet internt gjennom «nyhetsdesken» Ruterpulsen. Deretter går informasjonen ut via pressemeldinger, nettsaker, arrangementskalender, skjermer i byen og oppdatert reiseinformasjon i appen.

Pressevaktene i Ruter, Sporveien og Oslo kommune er også i løpende dialog.

Nå, i dagene før arrangementet, handler det først og fremst om å minne folk på det som venter.

– Det er bedre å overinformere om slike dager enn å være bakpå.

NFF har på sin side direkte kontakt med publikum gjennom billettsystemene, og kan sende pushvarsel i billettappen eller SMS om det skulle bli behov.

– Vi er som alltid forberedt på ulike scenarioer ved store arrangement, og så vil det være en konkret vurdering der og da på hvilke tiltak som er mest formålstjenlig, sier Haavik. 

Oslo kommune varsler berørte beboere på SMS om stengte veier og parkeringsforbud. Bildeling-, sparkesykkel- og taxiselskaper, flybuss og hjemleveringstjenester er alle varslet av stafetten – slik at de kan forberede sine ansatte og kunder.

Ber folk planlegge godt

Rådet er det samme fra alle hold: kom tidlig, planlegg godt.

Stafetten oppfordrer deltakerne til å gå eller sykle til etappene der det er mulig – særlig nær sentrum og stadion, hvor presset på T-banen blir størst.

Ruter setter opp ekstra avganger til Holmenkollen, og den oppgraderte Majorstuen stasjon har økt kapasitet sammenlignet med i fjor.

Brann-supporterne planlegger samtidig felles marsj fra Voldsløkka til stadion.

– Vår primærjobb er å legge forholdene til rette for fotballfest på Ullevaal stadion, og så kjenner vi oss trygge på at Ruter og politiet finner gode løsninger på eventuelle logistikkutfordringer i en by med mange glade mennesker denne dagen, sier Haavik.

Operasjonssentralen til Ruter bemannes opp, og Sporveien vil ha vektere på T-banen.

– Da er vi godt rigget for å gjøre tiltak hvis det skulle trengs, sier Skogheim. 

Kollektivselskapet oppsummerer rådet til alle som skal ut lørdag i tre punkter:

– Varm opp til stafettetappen på veien dit.

– Reis motstrøms på T-banen, med Ringen via Tøyen. Det tar et par minutter ekstra, men gir bedre plass til alle.

– Beregn god tid og få en bedre dag!

Hva hadde skjedd lørdag 28. juni uten «bullshit-jobbene»?