MENINGER:
«Kommunikasjonsfolk får skylden for tidssløseri og kostnader de ikke har skapt. De ansettes for å kommunisere, men ender med å bruke tiden på saksbehandling ingen kan forklare hvorfor finnes. Kritikken har truffet feil», skriver Tormod Harbo.
Helt siden jeg kunne velge faglig retning på skolen, har jeg valgt økonomi. En gjenganger jeg stadig hører blant økonomer, er at vi har altfor mange kommunikasjonsstillinger. Det koster for mye, sier kritikerne. Næringslivet skal tjene penger, mens offentlig sektor skal bruke fellesskapets ressurser på innbyggerne. Trenger vi virkelig flere kommunikasjonsfolk?
Som økonom tror jeg kritikken treffer feil. Problemet er at for mange krav fører til for mye saksbehandling rundt selve kommunikasjonsarbeidet. Det er selvsagt viktig å dokumentere hendelser, men saksbehandlingssystemet trenger ikke å gjøre arbeidet mer omfattende enn nødvendig.
Unødvendig administrasjon oppstår når man må gjøre noe «bare fordi». Ingen skjønner helt hvorfor, samtidig som ingen opplever at de kan gjøre noe med det. Kravene kommer gjerne fra høyere opp i organisasjonen. Kanskje de som stiller dem, ikke vet nok om arbeidet de faktisk styrer? Konsekvensen er at mye tid brukes på oppgaver ingen kan forklare hensikten med.
Jeg tør å påstå at god kommunikasjon har finansiell verdi. God kommunikasjon gjør at mottakerne raskt kan omsette budskapet i praksis, altså handle på beskjeden. Mottakerne kan være ansatte eller andre interessenter. Når ansatte vet hva de skal gjøre og hvordan, får de det gjort, og arbeidet gjennomføres bedre. Uklar kommunikasjon kan føre til feil og dobbeltarbeid. Det kan igjen skape forsinkelser og ulemper for andre interessenter.
Virksomheter trenger kommunikasjonsfolk fordi noen må ha orden på hva som deles med hvem, hvordan det skal deles og sørge for at kommunikasjonen er konsistent. Kommunikasjonsfolk bør bruke tiden på det kommunikasjon faktisk er, som er å passe på at riktig informasjon går til riktig sted på riktig måte.
Trenger vi flere? Noen virksomheter gjør det. Jeg tror likevel de fleste trenger færre administrative og mindre nyttige krav, som de nå har for mange av. Kommunikasjonsfolkene bør få bruke tiden på kommunikasjon. Antallet ansatte i kommunikasjonsavdelingen bør vurderes ut fra behov og hvilken finansiell verdi de skaper.
Verdien kan måles gjennom finansielle resultater og egne målstyringstall. Kommunikasjonsarbeid som bidrar til økt kontantstrøm, bør ikke behandles som en unødvendig kostnad. Kritikken bør rettes mot systemer som ikke tilstrekkelig oppfyller formålet sitt.
Kommunikasjonsdirektøren bør derfor ha en større rolle i ledermøtene. Kommunikasjonsfunksjonen må kjenne til hva som skjer i organisasjonen og kunne si fra når krav ovenfra skaper mer saksbehandling enn finansiell verdi.
Mye av det administrative arbeidet havner hos kommunikasjonsfunksjonen. Jeg tror det er derfor både bransjen og funksjonen får så mye kritikk. Det kritikerne egentlig reagerer på, er ofte unødvendig administrasjon. Det er jeg enig i. Det vi ikke trenger, er systemer som gjør kommunikasjon til administrasjon.
———————————————-
Dette er et meningsinnlegg, og gir uttrykk for skribentens mening. Har du lyst til å skrive i KOM24? Send ditt innlegg til meninger@kom24.no.
