– Revolusjonerende for internkommunikasjon

Tirsdag 10. juni ruller Sopra Steria ut Microsoft Viva Engage som ny intern sosial plattform. Etter åtte år med Workplace fra Meta har selskapet brukt over ett år på å forberede overgangen.

– Dette er ikke bare et teknologiskifte. Det er et av de mest omfattende endringsledelsesprosjektene vi har kjørt internt, sier Line Berger Jensen, leder for internkommunikasjon i Sopra Steria. 

Hun har ledet prosjektet i tospann med fagekspert i endringsledelse Cecilia Majdall Nilsen, som omfatter rundt 4000 medarbeidere i Skandinavia. Plattformen er allerede tatt i bruk globalt i konsernet, som har 51.000 ansatte fordelt på 30 land.

– Vi har kartlagt behovene grundig, kjørt piloter med gruppeadministratorer og hatt en strategisk styringsgruppe som har tatt løpende beslutninger. I tillegg har vi etablert et ambassadørprogram for å bygge entusiasme internt, sier Berger Jensen.

Da Meta i mai i fjor varslet at Workplace skulle avvikles, mistet Sopra Steria en funksjon som hadde vært helt sentral i internkommunikasjonen.

– Vi arrangerer flere hundre digitale, hybride og fysiske arrangementer hvert år. Eventfunksjonaliteten i Viva Engage dekket ikke behovene våre slik den tidligere løsningen gjorde, så vi valgte å utvikle en spesialtilpasset løsning internt. Nå kan vi endelig si at vi har fått det til, sier Berger Jensen.

– Helt avgjørende

Sopra Steria er anerkjent for sin kultur – og ble tidligere i år igjen kåret til Norges beste arbeidsplass av «Great Place to Work».

– Kunnskapsdeling og fellesskap er kjernen i kulturen vår. Vi kaller det «power of sharing», og det er det som har gjort Workplace til en suksess hos oss. Det er dette vi måtte klare å videreføre, sier kommunikasjonsdirektør Hanne Kristine Fjellheim.

Kulturen vises tydelig i de over 300 interne faglige og sosiale gruppene – fra strikking og frisbee til fagsamlinger og foredrag. Nå flyttes alt over til Viva Engage - en stor manuell jobb.

– Vi kaller det å komme til dekket bord. Det betyr at ansatte kjenner seg igjen fra første dag, i samme grupper med samme folk. Det er helt avgjørende for å bevare stemningen og engasjementet vi har bygget opp over mange år, sier Fjellheim.

Direktørstunt og selfie-kampanje

Lanseringen skjedde tirsdag morgen med SMS til alle ansatte og en personlig videohilsen fra administrerende direktør Kjell Rusti. Får videoen 1000 likes, donerer han 20.000 kroner til Kirkens Bymisjon.

Samtidig rulles kampanjen «Vis-deg på Viva» ut: Ansatte som poster selfies med teamene sine, er med i trekningen av premier. Bildene vises på skjermer på alle kontorer.

– Førsteinntrykket betyr mye. Vi bruker virkemidler som engasjerer, og legger lista for at folk skal ta det i bruk, sier Fjellheim.

Men lanseringen er bare starten.

– Vi har sagt det internt: Nå starter jobben. Det handler om adopsjon, ikke installasjon, sier Fjellheim.

– Vi skal jobbe tett med innsikt, statistikk og tilbakemeldinger fremover. Målet vårt er at over 90 prosent av de ansatte skal være aktive på plattformen innen kort tid, avslutter Berger Jensen.

Også Bane Nor har tatt i bruk det samme programmet. 

De opplever at verktøyet lar de 5 500 ansatte komme nærmere hverandre.

– Det er ikke sånn at det løser alle kommunikasjonsutfordringer hos en virksomhet, men brukes det på en god måte kan det løse mye. For eksempel var det flere ansatte som ønsket en felles plattform for alle og et sted med litt lettere dialog på tvers av avdelingene. Og ikke minst ønsket de seg mer åpenhet internt i organisasjonen, sier Aina Helene Aksnes.

Hun jobber med internkommunikasjon i Bane NOR, sammen med Henriette Gran Myreng, og har vært på turné rundt om i Norge for å gi ansatte en innføring i Viva Engage. 

– Revolusjon

– Verktøyet legger til rette for mye mer åpenhet og fagforståelse på tvers av en organisasjon som Bane NOR. I tillegg ga innsatsen vi la ned i å møte kollegaer og lære de om verktøyet oss enda bedre innsikt i prosjektene og fagmiljøene våre, som er nyttig i jobben vår, sier Myreng.

– Man gir ansatte bedre mulighet til å fortelle om sitt virke, for eksempel et prosjekt de holder på med, enn de hadde før. Alle ansatte får en stemme, sier Aksnes.

Et viktig valg de har tatt, er at absolutt alt som skjer på Viva Engage skal være åpent for alle ansatte. De har ingen lukkede grupper.

– Åpenhet er en av verdiene våre, og det skal være trygt å prate om det meste. Noen spør da om vi får «trolling» og unødvendige kommentarer, men det har vi unngått ved å sørge for en god plan før lansering. Man kan for eksempel ikke bare åpne et fellesskap i Engage, da må man gå via oss først, sier Myreng.

Workplace legges ned – på jakt etter nytt kommunikasjonsverktøy