Dette mener de om å svare journalister på e-post

– Journalister skal jo granske makthaverne i samfunnet, og da er det kanskje ikke så bra hvis svarene de får ofte er sånne skriftlige standardformuleringer.

Det sier Anders Olof Larsson, professor i kommunikasjon ved Høyskolen Kristiania, til KOM24.

Travle dager med møter, avtaler og flere baller i luften er realiteten for både journalister og kommunikasjonsfolk. Larsson tror mange på kommunikasjonssiden synes de har bedre kontroll på budskapet sitt når de svarer skriftlig.

Dette mener politiske journalister er den største utfordringen

Kontroll

– Man kan for eksempel unngå å bli feilsitert, fordi journalisten i stor grad bare kan kopiere det du skriver på e-post og lime det inn i saken. Det oppleves nok som komfortabelt for mange, sier Larsson.

Han knytter det også til en utvikling der politikere eller andre bruker sosiale medier mer og mer, i stedet for å invitere til en pressekonferanse når de skal ut med noe.

– Ulempen er at svarene framstår som lite genuine og kan bli mindre interessante. Det kan bli vanskeligere å lage «hardtslående» journalistikk hvis svarene er kjedelige.

Larsson mener derimot at journalister til en viss grad har seg selv å takke for at mange som jobber med kommunikasjon foretrekker å svare skriftlig.

– Jeg vil absolutt ikke dra det så langt som å si at det er medienes skyld. Men medielogikken er nok blitt sånn at du må skru opp ting et hakk eller to for å få oppmerksomhet. For ti eller femten år siden var det nok annerledes.

Som svenske bosatt i Norge, følger Larsson nøye med på det som skjer i begge landene. Han er ikke i tvil om at politikere i Sverige er verre enn sine norske kolleger når det gjelder kjedelige og formelle svar.

– Samspillet mellom pressen og kommunikasjonsrådgivere er viktig. Hvis den som skal svare får noen spørsmål tilsendt på forhånd, eller i det minste får vite hva temaet for intervjuet er, blir det lettere for begge sider, sier Larsson.

Han tror mange er redde for å framstå som frekke eller dårlig forberedt dersom de får kritiske spørsmål muntlig.

– Mitt inntrykk er at mange som jobber med kommunikasjon blir oppfordret av kolleger eller arbeidsgiver til å svare skriftlig, sier han.

MENINGER:

Schibsted kutter, skal vi bry oss?

– Aldri hatt rutiner på det

Vibeke Lewin jobber som partner og rådgiver i Zynk, og har tidligere vært kommunikasjonsdirektør i Gjensidige, DNB, Storebrand og Microsoft.

Hun mener den konkrete saken eller situasjonen har mye å si for hva som fungerer best.

– Det er ikke ett svar som beskriver alle situasjoner. Noen ganger kan man fint svare på telefon og ta det med en gang, mens andre ganger har journalisten sendt ut spørsmål på e-post som åpenbart har gått ut skriftlig til flere eller som krever at man innhenter informasjon fra flere interne kilder for å kunne svare på det journalisten lurer på.

Lewin sier at hun aldri har jobbet et sted der kommunikasjonsavdelingen har en standard anbefaling som oppfordrer folk til å svare skriftlig.

– Det har ikke vært noen standard rutiner som spesifiserer om kommunikasjonsform med journalister skal være enten skriftlig eller muntlig. Det som ofte har vært et uttalt mål, er at man skal svare så raskt som mulig og ha et generelt høyt servicenivå til journalister. 

– Så er det ikke alltid man greier å møte forventningene til journalisten om hvor raskt man kan få svar, fordi det kommer an på hvor enkelt og fort det er å finne svar på alle spørsmålene, sier hun.

Noen ganger må man ha tak i eksperter for å kunne svare på ting, andre ganger må man få den som skal svare til å hoppe ut av møter eller andre ting som foregår i en travel jobbhverdag.

Når KOM24 ringer Lewin en fredag ettermiddag, skal hun akkurat til å hoppe inn i en bil etter et møte.

– Dette hadde jo vært et klassisk tilfelle der det hadde vært enklere for meg å svare deg på e-post. Men siden dette var temaet, tenkte jeg det var best på telefon,  sier hun og ler.

Nå har Jon Georg Dale overtatt sjefsstolen i First House

Lewin mener det også kan være positivt for kommunikatører at intervjuer og samtaler med journalister skjer muntlig.

– Hvis man har tillit til at journalisten vil høre på resonnementet og det er mulig å få en konstruktiv dialog, er det positivt. Nøkkelen for begge sider er å forstå hverandres arbeidssituasjon og hvilken rolle den andre har. Jeg tror ikke kommunikasjonsrådgivere har som mål å gjøre jobben til journalisten så vanskelig som mulig, oftere er kommunikasjonsrådgiveren nettopp døråpner som lar toppsjefen gjøre seg tilgjengelig for journalisten.

Vært på begge sider

Daglig leder i Kommunikasjonsforeningen, Anne-Lise Mørch von der Fehr, trekker også fram følelsen av å ha kontroll som viktig for den som sender ut et budskap.

– Man er sikrere på at det man sender ut kommer fram som du ønsker, og det kan noen ganger ta kortere tid enn å svare muntlig. Det er for eksempel enklere å gjøre mellom møter og andre oppgaver, sier hun.

Mørch von der Fehr legger også til at journalister noen ganger velger å gjøre intervjuer via e-post, og at hun mener det går begge veier.

– Men jeg skjønner at journalister kan bli frustrert av e-post-svar. Man vil jo kanskje stille oppfølgingsspørsmål, kanskje fordi man fikk et annet svar enn man forventet eller et kort svar som man ønsker å få utbrodert.

Hun mener det finnes ulike svar i ulike situasjoner, og at det er viktig at begge sider forstår hverandres rolle.

Mørch von der Fehr har selv vært journalist, og har flere år bak seg i VG. Hun kan ikke huske å ha irritert seg over e-post-svar fra den tiden.

– Jeg har ikke noe spesielt inntrykk av hva kommunikasjonsfolk foretrekker i dag, men jeg vet at dette ofte handler om relasjonen til mediene og journalisten som spør. Hvis man som rådgiver i dag opplever at man har en god dialog, er det lettere å gjøre ting muntlig. Jeg foretrekker heller å svare muntlig og få sitatsjekk.

Dette vil NRK-profilen ha slutt på fra kom-rådgivere