10 gode råd for ditt arrangement

Event eller arrangementer er en viktig del av miksen av markedsaktiviteter. Eventer som skal kommunisere med potensielle eller etablerte kunder, er viktige. Her har du muligheten til å styrke ditt kundeforhold, men også svekke dine muligheter dersom ting går galt.

Det samme gjelder internarrangementer – som er intern kommunikasjon. Det handler om å kjenne målgruppen best mulig, samt ikke undervurdere eventet som kanal for kommunikasjon.

Her er mine råd for at nettopp ditt event skal bli så vellykket som overhodet mulig:

1. Hvorfor – skal vi arrangere nettopp dette eventet?

Noen event arrangeres på «automatikk». I planleggingen av det neste kan det være lurt å stoppe litt opp og spørre seg HVORFOR vi gjør det. Da får man tenkt godt over behovet og samtidig kalibrert både format og budskap.

2. Dato – finn en konkret dato å jobbe imot!

Start alltid med en konkret dato. Sjekk om det finnes kolliderende aktiviteter internt, eller på plassen du eventuelt skal reise til, for eksempel en konsert eller festival.

Er vi klare for åpenhetsloven?

3. Ambisjonsnivå – hvilke målsettinger skal vi ha?

Etter du har tenkt over hvorfor vi gjennomfører eventet, dannes en formening om hva man skal ha ut av det, kort sagt hva er målsettingen. Kostnader er en premiss for ambisjonene. Det må ikke være storveis, men samtidig vil jeg vokte meg for å gjøre noe kostnadsmessig halvveis. Har man ikke råd til å gjennomføre i tråd med ambisjonene, er det kanskje lurt å avvente litt.

4. Innhold – hvilket budskap skal vi ha?

Mange spør om ikke all erfaringen gjør det enklere å planlegge og gjennomføre et arrangement. Svaret på det er tja. Selvsagt spiller erfaring en rolle, men min erfaring er at ethvert event lever sitt eget liv og tidligere arrangement kun er læring. Eventene skal oppleves som relevant og spennende, derfor blir det ofte en kombinasjon av faste innslag og noe uventet. Det en mange elementer som skal balanseres, her er dramaturgien sentral i planleggingen. Selv visualiserer jeg alltid de ulike delene i dette arbeidet.

5. Forventninger – vi må realisere forventninger, og litt over det!

Forventningen alle deltakere på et event kan ha, er å føle seg verdsatt og gjerne at opplevelsen har vært litt unik. Et mål er alltid å levere over forventningene, noe som betyr at jeg ofte legger opp til en liten form for uforutsigbarhet i programmet.

6. Prisnivå – hvilket nivå skal man legge seg?

Kostnadsnivået på opplevelsene har selvsagt en effekt på WOW-faktoren, men dette garanterer alene på ingen måte suksess. Det er så mange andre faktorer som former et event. En kjent artist pleier ofte å løfte stemningen, men treffer du med ansatte som «bjudar på» kan dette ha en fantastisk effekt som det prates om i lang tid. Det ene utelukker selvsagt ikke det andre, men det tjener som eksempel for at prisen ikke nødvendigvis er proporsjonal med opplevelsene.

7. Planlegging – struktur og fremdriftsplan er viktig!

Vi lager events med minimale ekstern assistanse. Noen tjenester må selvsagt kjøpes, men vi har opparbeidet høy intern kompetanse og har et vel fungerende lite team på tvers av avdelingene. Ikke alltid får man tiden som vi ønsker for planlegging – da er det fordel med godt drillet team. Vi har jevnlige møter og bruker ganske enkelt en logg og fremdriftsplan som hjelpemidler.

8. Kommunikasjon – budskapet må være «timet» og relevant for målgruppen!

Dette punktet er sentralt i events som kommunikasjonskanal. Enten du har kunder på messe, kick off for ansatte eller premiereiser, er eventet en prima arena for et tilpasset budskap. Alt til sin tid selvsagt. Man kan skrive mye om dette. Det er ulike forutsetninger og derfor ulik tilnærming til temaene. Det skal også tillegges at det noen ganger bare er en god gammeldags fest i bedriften, som er supert for kulturen. Også her vil jeg hevde at det også ligger en stort faglig gevinst for organisasjonen.

9. Kvalitetssikring – fra A til Å!

Har du planlagt skikkelig, så er kvalitetssikring viktig for at alt skal skje i henhold til planen. Likevel er jeg ikke redd for å justere litt under eventet hvis resultatet blir bedre. Det viser bare at man har fingeren på pulsen. Møt opp på alle lokasjoner og se selv. Jeg etablerer personlige kontakt der det er mulig. Sjekk alt du kan sjekke og ikke gå ut ifra noe! Å sende ut en undersøkelse etterpå vil ofte være med å gjøre neste event enda bedre.

10. Behold roen – og hold hodet kaldt!

Hvis du har planlagt godt har du også mer tid til å håndtere eventualiteter. Behold roen og husk at ditt stress sprer usikkerhet. Som leder for arrangementet må du vise at du har kontroll. Det inngir trygghet.

———————————————-

Dette er et meningsinnlegg, og gir uttrykk for skribentens mening. Har du lyst til å skrive i KOM24? Send ditt innlegg til meninger@kom24.no.

Takk for nå til Meta