Nedbemanning og omstilling har preget fylkeskommunens kommunikasjonsstab det siste året

I forbindelse med et kutt i forventet inntekt, ble Nordland fylkeskommune nødt til å finne ut hvordan de kunne jobbe smartere og kutte utgifter. Det førte til en omstilling i hele fylkeskommunen, også i kommunikasjonsstaben.

Ved 1. januar 2021 hadde de ti årsverk på kommunikasjon, inklusiv en trainee. Når juni er ferdig, er de på 7,5 årsverk.

Kommunikasjonssjef Anna Brandal forteller at de forventer full effekt av omstillingen i 2025.

– Vi har vært igjennom en omstilling i hele fylkeskommunen, hvor kommunikasjon, HR og lønnsseksjonen er slått sammen til en seksjon. Dette gjør vi for å få et bedre samarbeid, og spesielt for å styrke internkommunikasjonen.

I arbeidet de nylig har lagt mye tid i er utforming av nye stillingsbeskrivelser for alle tilsatte innenfor kommunikasjonsfaget. Omstilling er i utgangspunktet en gylden mulighet for endring. Med omstillingsarbeidet har de gode muligheter for endring så lenge kommunikasjonen er godt gjennomført.

– Ved å prioritere for eksempel en hel stilling til sosiale medier, og ressurser til en markedsstrategi for hele fylkeskommunen spisser vi faget og stillingene. Det gjør retningene vi satser på mer tydelig.

Bevisst selvransakelse

Brandal påpeker at det vises tydelig når hun ser på hvordan kommuner og fylkeskommuner gjør det på sosiale medier som Facebook og Instagram, og hvor lav oppslutning de har. På grunn av den lave oppslutningen er det per i dag store målgrupper de ikke når ut til.

– Vi startet omleggingen allerede i fjor, særlig satsningen på sosiale medier. I løpet av den tiden har Nordland fylkeskommune sin Facebook-konto vokst godt over 50 prosent, og rekkevidden på budskapene våre har endret seg stort. Vi vet at med endringen i brukervanene til folk, så når vi ingen under 35 år gjennom tradisjonelle medier. Det betyr at vi som offentlig sektor er nødt til i større grad enn før å jobbe mot alternative plattformer.

I tillegg til egen selvransakelse, ser de også at de tradisjonelle mediene jobber mye mer mot sosiale medier. De har i stor grad sluttet å lage stoff som ikke går ut på sosiale plattformer.

– Det vil si at vi og må rette mediebudskapet vårt mot sosiale medier. Det gjør vi ved å sette oss tydelige mål som tall og prosent. I tillegg jobber vi med hvordan vi bør bruke ressursene våre.

– Jeg føler jeg har fått velge fra øverste hylle

Positiv effekt

Det som før var et tilfeldig bi-produkt, har nå blitt et verktøy hvor de må ha klare og tydelig planer for hvordan de skal levere godt innhold.

– Miksen er viktig fordi vi er en politisk organisasjon, og stoffet vi deler blir tidvis sett på som kjedelig, vanskelig og negativt. Men når man har den rette miksen, får man et langt større engasjement enn om vi har en dårlig miks og ustadig planlegging av poster.

Satsingen på sosiale medier har ført til at det har vokst fram et mer positivt engasjement i løpet av det siste året, – til tross for korona og at det har vært vanskelig å komme seg ut å hente innhold.

– I en sånn utfordrende situasjon har vi klart ganske mye, samtidig som vi har vært midt i en omstilling og nedskjæring. Det har krevd målrettet og strukturert jobbing. I løpet av juni har kommunikasjonsstaben blitt redusert med 25 prosent på seks måneder.

– De jeg jobber med til daglig er med på løpet, og legger ned mye innsats for at vi skal nå lengre, bli bedre og levere bra selv om vi må spare penger og redusere ansatte.

Ressurskrevende plattformer

For å nå ut til en yngre generasjon vurderer kommunikasjonsstaben å ta i bruk TikTok som et kommunikasjonsverktøy. Med inspirasjon fra Vest politidistrikt, undersøker de nå hvordan de som fylkeskommune kan bruke plattformen.

– Hun som har hovedansvaret for sosiale medier forsker både på TikTok og plattformer vi allerede er på. Som reels på Instagram. Det vi vet er at om vi er flinke til å ta i bruk de nye tilbudene på de eksisterende plattformene, får vi ekstra rekkevidde.

Hun legger til at det er ekstremt ressurskrevende å tre inn på en ny plattform. Før de gjør det må hun vite at de har ressursene som trengs for å vedlikeholde enda flere plattformer. Og i pandemien som pågår ser de at ressursene ikke rekker til.

– Det vi tenker da er at vi bygger opp gode rutiner for bruken på de eksisterende plattformene våre, før vi går videre og tester ut nye. Men vi følger med hele tiden. Blant annet var vi tidlig inne og så på Clubhouse. Men vi jobber i en demokratisk organisasjon som skal fremme demokratiet, og Clubhouse er og var begrenset og ikke tilgjengelig for alle. Så den var ikke aktuell for oss.

Omstilling med resultat

Av arbeidet som er lagt ned ser de nå resultater av omprioriteringene. Med et større fokus på kommunikasjon gjennom sosiale kanaler, ser de mer engasjement og respons enn det de opplevde før. Til tross for omstillingen.

– Videosatsingen har gått spesielt bra. For ett år siden syntes vi over 20 000 visninger var knallbra, mens vi de siste 6 månedene har hatt videoer med mellom 70 000 og 205 000 visninger. Det samme gjelder ordinære, «kjedelige» poster om vedtak i fylkesråd og fylkesting. Rekkevidden lå før på mellom 100 og 600 per post, mens den i dag stort sett ligger på mellom 1000 og 5000.

– Det som er interessant er måten vi presenterer budskapet vårt, der er det vi som bestemmer. Men det som går ut fra oss via tradisjonelle medier blir nesten alltid redigert. Vi prøver litt, feiler litt, men treffer ganske ofte bra. «Leik og lær!» er mottoet vårt, og gjør vi noe feil, så er det innmari mye læring i det.

Levanger har brukt en halv million på å lokke folk til kommunen: – Trenger noen til å gi gode tips