Midt i Kongsvingerregionen ligger Grue kommune med sine 4600 innbyggere, og i kommunesenteret Kirkenær, jobber det rundt 400 mennesker. Like før sommerferien holdt kommunedirektør Ole Frode Mikkelsgård kommunens første digitale allmøte.
– Vi trengte å løfte internkommunikasjonen. I tillegg til at vi jobber med nytt intranett, blir allmøte en viktig kanal for oss til å nå ut til alle ansatte, bygge kultur og vise fram beste praksis i organisasjonen, sier Mikkelsgård.
Han begynte i jobben i 2019, og føler han har vært lite synlig for de ansatte. Allmøtene er tiltenkt å skape et forhold til de ansatte med en toveis-kommunikasjon.
Første sending uten utstyr
Fra ideen kom på bordet, gikk det fort i Grue kommune.
– Når vi først bestemmer oss for noe, blir det gjennomført raskt, sier kommunikasjonsrådgiver Agnete Bekkesletten til kom24.
Ryggen til Petter Berg i Hedmark-IKT, bisto med kommunens første digitale allmøte. Her filmes kommunedirektør Ole Frode Mikkelsgård.Grue kommune
Så raskt at Hedmark IKT måtte leies inn for at de skulle kunne gjennomføre kommunens aller første digitale allmøte. I løpet av 2021 håper kommunen å gjennomføre tre møter, nå med nylig innkjøpt utstyr.
– Planen er tre møter i halvåret, men vi har også diskutert muligheten for flere møter, forutsett at det skjer noe som må kommuniseres ut til så mange som mulig. Digitale allmøter er absolutt noe vi kommer til å satse på, og derfor valgte vi å investere i eget utstyr.
Kamera, lys og mikrofoner sto på handlelisten, og fordelen med lett og bærbart utstyr er at sendingene enkelt kan gjennomføres overalt i kommunen.
– Er hovedtemaet helse og omsorg, er det naturlig for oss å reise ut til Helsetunet for å spille inn sendingen der.
– Man skal føle at man går glipp av noe
Sendingene skal ta for seg alt som er aktuelt i kommunen, og vil legges ut på intranettet. Slik kan de ansatte selv velge når de har mulighet til å se siste nytt fra kommunen.
– Vi har et bredt spekter av fagområder, og hele dette spennet kan til tider være vanskelig å kommunisere. Vi vet at de ansatte har ulike behov når det gjelder informasjonsflyt med ulikt utgangspunkt. Vi vet at ikke alle bryr som om alle fagområdene, det er forståelig, og så ærlig må vi være.
Grue kommune har tre hovedmål ved å opprette allmøter:
– Vi skal skape enda flere fornøyde medarbeidere, og vise at vi har fokus på dem. Vi ønsker å skape en god organisasjonskultur og spille hverandre gode. I tillegg skal de vite at vi lager dette for dem, slik at de kan bli godt kjent med hva som rører seg på arbeidsplassen deres.
Kommunikasjonsrådgiveren tror sammen med kommunedirektøren at større synlighet fra dere side, vil bidra til en god kultur blant de ansatte, som enkelt vil kunne holde seg oppdatert.
Bekkesletten håper at allmøtene skal bli så populære at de ansatte føler de går glipp av noe hvis de ikke har fått med seg siste sending.
– Det hadde vært veldig gøy om vi får til det. Jeg håper at engasjementet omkring møtene blir en snakkis blant de ansatte, og at de selv ønsker å få med seg siste nytt. Da har vi virkelig truffet og skapt noe unikt.
