Eventbyråene fikk en ny hverdag etter at landet stengte ned: – Hva i all verden skal vi gjøre nå?

Det er ett år siden pandemien førte til den første nedstengningen av Norge. Dette gikk hardt utover mange bransjer, og eventbyråene merket raskt koronaen på kroppen.

KOM24 har snakket med daglig leder Trude Linge i byrået Kite Kommunikasjon og kreativ leder Jan Olav Åmdal i Apriil Event om hvilke grep de måtte ta for å snu seg rundt og hva de tenker rundt det som nå er blitt deres nye arbeidshverdag.

– Det som har reddet oss

Kite kommunikasjon og event leverer blant annet tjenester til konferanser og seminarer, interne arrangementer, reiser, publikumsarrangementer, messer og utstillinger.

Frem til 12.mars i fjor jobbet Kite i hovedsak med fysiske arrangementer. Alt fra stort til smått.

Før landet stengte ned hadde byrået også en god stund jobbet målrettet med en langsiktig strategi med tanke på levere anbud til det offentlige. Det skulle vise seg å være et klokt valg.

– Det har vært en grundig jobb og krever en egen kompetanse, noe man ikke får til over natten. Det gjorde at når pandemien slo inn hadde en vi en bred portefølje av offentlige og private kunder. Det er en strategi som er klok uansett, men som vi så var ekstra klok da pandemien slo inn, sier byråleder Trude Linge.

Hun forteller at byrået et par uker var i sjokk, men at de var nødt til å snu oss om og dermed kom de relativt fort opp på bena igjen. Til tross for pandemien, skulle de offentlige kundene ha sine ting levert.

– Det gjorde at vi, selv om det har vært en bevisst og kostbar investering for oss, stort sett hatt hele staben gående. Men det har vært så riktig og så verdt det. Vi har tilegnet oss masse ny kompetanse, og har nå et helt annet utgangspunkt en vi hadde for et år siden.

– Vi la oss ikke i stabilt sideleie. Vi skjønte veldig fort at vi kan ikke vente på at det går over, men heller må bruke alle de mulighetene vi har, lære og omstille oss, i tillegg til den drahjelpen vi fikk fra offentlige kunder. Det er det som har reddet oss.

– Når vi hadde den innstillingen, fikk vi nye oppdrag, og vi merker at det private næringslivet begynner å våkne igjen. Nå sitter vi plutselig med en annen kompetanse, og et helt annet rigg enn før, sier hun.

Ett år med korona: Der de fleste andre permitterte sine ansatte, satte gjengen i WergelandApenes seg ned og ringte til kunder de visste hadde penger

– Vel så krevende

– Nå gjør vi alt digitalt, og har produksjoner hver eneste uke. Vi måtte starte med enkle digitale produksjoner, fordi kundene måtte ut med sine budskap. Men så blir mottakeren mer og mer kravstor. Da måtte vi lage en god strategi, god struktur, og vi ser at særlig innhold og innholdsproduksjon ble viktigere. Alt dette måtte vi fort steppe opp på, sier hun og legger til:

– Det er ikke mindre komplisert å lage digitale enn fysiske arrangement. Det er vel så krevende, og man må i like stor grad tenke dramaturgi, innhold og konsept. Det er fortsatt de samme parameterne, men man må prøve å kompensere for at man ikke kan møtes fysisk, og heller legge til ting slik at man likevel skaper engasjement og formidler budskapet på en god måte.

Linge legger ikke skjul på at det har vært noen våkenetter, men også mye læring og moro. Men alt i alt har de kommet godt ut av det.

– Hva er det viktigste du har lært gjennom denne pandemien?

– Det viktigste jeg har lært er at mye har med innstilling og holdning å gjøre. Som sagt var vi bevisste på at vi ikke skulle sette oss ned og vente, men heller se et mulighetsrom for å kunne ta en tydeligere posisjon og tilegne oss kunnskap som vi ellers ikke ville fått.

– Mer kritiske

– Hvor mye av dette kommer dere til å ta med dere inn i en fremtidig «koronafri» verden?

– Det er ting vi diskuterer mye. Det digitale kommer så klart ikke til å bli helt borte. Det er klart at fysiske møter kommer til å være annerledes fremover og vi tror, som mange andre har sagt, at det fysiske møtet kommer tilbake uten tvil, sier hun og legger til:

– Men man kommer til å være mer kritisk til når man møtes. Det å ta fri fra jobb eller setter seg på et fly vil kreve et annet fysisk møte enn man kanskje var vant til før pandemien. I fremtiden vil vi være nødt til å treffe enda mer enn før på innhold. Mye av det vi har lært med tanke på innhold, budskap og formidling er overførbart til det fysiske. Så det er ingenting vi har lært under denne perioden som ikke er verdt å ta med seg videre.

– Hva skjer nå?

Enten det er eventer, konferanser, sommerfester eller digitale arrangementer handler det til syvende og sist om verdiskapende møter mellom mennesker, står det på nettsidene til Apriil Event.

– Så kan man jo spørre seg om man får «verdiskapende møter mellom mennesker» gjennom skjermen?

– Når korona slo inn og stengte ned alt, var vår bransje og alle våre «venner», underleverandører og arrangementssteder, de som kjente det fortest og vondest øyeblikkelig. For vår del gikk første periode stort sett på å finner ut hvem som har rettigheter til kanselleringsfrister, hvem som får igjen penger og permitteringer, forteller kreativ leder, Jan Olav Åmdal, i Apriil Event.

Ganske destruktivt med andre ord.

– Vi ble jo permitterte alle mann når vi mistet jobb over natten, sier han og forteller at de måtte bruke noen timer på å finne ut av ting, og at noen kunder likevel tok kontakt.

– Da tenkte vi «men hva i all verden skal vi gjøre nå, må vi begynne med noe helt nytt, eller hva skjer nå?»

Men behovet til kundene var der fortsatt.

– Kundene våre trengte fremdeles å vise frem sine produkter og snakke til sine kunder, leverandører og ansatte. Vi holdt fast på at kundene våre fortsatt var opptatt at de trengte det samme, men at vi nå måtte gi rådgiving og lage verdiskapende møteplasser ved hjelp av andre virkemidler.

Han forteller at mange begynte selge streaming og andre plattformen, men at de i Apriil Event ikke ønsket sitte på eget hardware, og de så at kreativiteten til kundene i denne fasen var utrolig stor i forhold til den tiden det tar å utvikle plattformene.

– Vi kan hjelpe med kunnskap og bruke det som til enhver tid allerede finnes der ute. Med det utgangspunktet kunne vi etter hvert ta folk inn i arbeid igjen.

Åmdal forteller at de alt i alt, tross røde tall og katastrofen sett i det store bildet, har klart seg godt.

– Vi har fokusert på innholdsproduksjon og det å være kreative, sier han og forteller at mange kunder ønsker at deres digitale arrangement skal se ut som et fysisk arrangement, at man skal ha en lobby og at man må stå i et studio.

– Men nei du må ikke det, sier han og mener at det i større grad handler om måten man lager innholdet på. Foredragsholdere må tenke nytt, kanskje holde kortere foredrag og dra i gang caser som deltakerne kan løse.

– Skal du stå på scenen etter pandemien, må du levere enda bedre enn før

– Vi har også erfart at mange tror at breakout rooms, og det at man deltar med video og bilde må til for å skape verdi, men for mange gir det høy verdi å kun være en betrakter. Folk er forskjellige, og det viktigste er å ikke låse seg og tror at det finnes en fasit. Det å være fleksibel og kreativ og tenke på hva som gir verdi for målgruppen er viktig. Jeg tror det er det som har gjort at vi har klart oss, sier han.

Han forteller at arrangementene de har gjennomført under pandemien har gjort at de har nådd et større geografisk område.

– Det finnes mange muligheter ved å ha digitale arrangement. Nedstengning og korona har vist oss at det å utveksle erfaring og kompetanse på tvers av grenser er et uforløst potensial. Jeg er spent på om internasjonale konferanser blir det samme igjen, sier han og peker på at tiden der en foredragsholder kom fra utlandet for å holde et kort foredrag trolig er forbi.

– Følelsen av å være fysisk til stede

Samtidig er det ingenting som erstatter det fysiske møtet, legger han til, men forteller om en tilbakemelding de fikk etter et arrangement da en deltaker sa at dette var «en digital konferanse med følelsen av å være fysisk til stede».

– Da følte jeg at vi har oppnådd noe riktig.

Hva er det viktigste du har lært gjennom denne pandemien?

– Vi har gjort oss erfaringer om at når det gjelder digitale event er det ikke nødvendigvis det største budsjettet eller den beste TV-produksjonen som teller, men at man tør gi av seg selv og klare å skape engasjement. Det er det som har gitt best score på evalueringene våre.

Apriil Event har forsøkt å holde på kundene, og selv om det for deres del har vært permitteringer, er de nå der at de kan se fremover.

– Det krever omstilling, men vi har prosjekter å jobbe med i 2021 som gjør at ting vil gå bra. Foreløpig er ingen av de arrangementene som nå er planlagt fremover fysiske. Det er nok en stund til kunder tør å invitere til fysiske arrangementer, avslutter han.

NHOs invitasjoner til årskonferansen får oppmerksomhet