Oslo jobber med å koronainformere nesten 700 000 innbyggere - på over ti ulike språk: – Man kan alltid bli bedre

– Dette har vært en komplisert kommunikasjonsjobb. Reglene har forandre seg underveis. Alt fra 1 meter til 2 meter og tilbake til 1 meter, hvor mange man kan ha på besøk og så videre. Det har ofte vært en forvirring, men vi opplever at folk har lyst til å følge reglene, og vi får utrolig mange spørsmål, sier kommunikasjonssjef i Oslo kommune, Hanne Gjørtz.

Vi beveger oss snart inn i den trettende måneden med strenge koronarestriksjoner. I løpet av disse månedene har kommunikasjonsteamet i Oslo kommune arbeidet med å få ut informasjon om smittevern og gjeldende restriksjoner til alle kommunens nesten 700 000 innbyggere - på et titals ulike språk.

Kommunikasjonssjef Gjørtz legger ikke skjul på at dette har vært, og fortsatt er, komplisert arbeid.

– Et supplement

Kommunen har benyttet seg av ulike kommunikasjonsgrep, blant annet kampanjer for å kommunisere ut livsviktige budskap på ulike språk. Dette er blant annet gjort gjennom SMS-er, videoer og bilder på sosiale medier, ved bruk av opphengte plakater og enkle tegneserier.

Hun forteller at de tidlig i prosessen begynte å jobbe med å få oversatt informasjon fort. Den informasjonen som ble sendt ut på norsk, ble oversatt til andre språk. Underveis har de sett, og fått innspill om, at det var vel så viktig med video, lydfiler og plakater.

– Det må understrekes at det vi har gjort av massekommunikasjon er et tilbud til alle virksomheter i Oslo, som et supplement til alt det andre som gjøres i bydeler og virksomheter, sier hun og legger til:

– Det som funker best er direkte kontakt. Det å snakke med folk, oppsøke folk, ta praten inn i en samtale på helsesituasjonen, la informasjonen gå via barn til foreldre i skolen. Og den jobben har folk i bydeler, skoler andre virksomheter gjort.

– Vi har også fått tilbakemeldinger om at det ikke nødvendigvis er hva en politiker forteller deg at du skal gjøre, som funker best, sier hun og legger også til at det er viktig med ulike ambassadører som kan bidra slik at innbyggerne får informasjon fra noen man stoler på i eget miljø, sier hun.

Gjørtz forteller at de har jobbet med å tilpasse og strukturere informasjonen, slik at alle i Oslo opplever at de blir informert.

«Gjør det for Oslo»

Tidlig ble «Gjør det for Oslo»-slagordet lansert. Kommunen har også brukt Oslos nye visuelle identitet der det lar seg gjøre; på plakater, skilt, som banner på Facebook eller i slutten av informasjonsvideoer.

Oslos nye visuelle identitet ble politisk vedtatt i 2019. Tidligere hadde kommunen over 200 logoer som de benyttet seg av, og Gjørtz forteller at det da var vanskelig å finne en rød tråd og vise hva kommunen står bak. Nå har de derimot en lett tilgjengelig logo og en verktøykasse som gjør at det er enkelt for virksomhetene å lage eget materiale. I tillegg har to designere ansatt i kommunen brukt nesten all sin tid på korona.

– Vår visuelle identitet er lett gjenkjennelig. Figurene og fargene går igjen, særlig på plakatene. Så tror jeg at om folk ikke bevisst legger merke til det, så kjenner det man nok igjen informasjonen og stoler på den.

For å velge ut hvilke språk de skal kommunisere ut på har de rett og slett sett på smittetallene, og prioritert de ti til tolv språkene som brukes i de miljøene med høy smitte. Det har endret seg noe underveis.

Kommunikasjonssjefen tror ikke det er SMS-ene eller plakatene alene som har gjort jobben, men at det er summen av alle tiltakene som har gitt effekt. Det å ha direkte kontakt med menneskene – for eksempel gjennom Bydelsmødrene med frivillige som informerer i utsatte bydeler og bydel Stovner som har ansatt en egen mangfoldskontakt og flere unge «koronaverter» som informerer innbyggerne – sammen med illustrasjoner, lettfattelige brosjyrer og annet visuell materiale for å understreke budskapene.

– Kan alltid bli bedre

Da regjering innførte det såkalte ringsystemet tidligere i år, ble kommunen kritisert for at de brukte for lang tid med å komme ut med informasjon på andre språk. I et debattinnlegg i Nettavisen skrev Anne H. Rygg, Høyres gruppeleder i Oslo bystyre og Afshan Rafiq, Høyres medlem i Helse- og sosialutvalget i Oslo bystyre at det virker som om Oslo Kommune «mangler en plan og strategi for hvordan flerspråklig koronainformasjon om nye tiltak og restriksjoner skal nå ut til de ulike målgruppene så fort som mulig».

Innlegget ble publisert i januar i forbindelse med nedstengningen som ble innført lørdag 23.januar på grunn av det muterte viruset fra Storbritannia.

Gjørtz forklarer at artikkelforfatterne var inne på kommunens nettsider samme lørdag, og reagerte på at det ikke var informasjon på ulike språk, men at dette ble gjort i løpet av kvelden.

– Jeg har ikke så dårlig samvittighet for akkurat det. Jeg tenker at det ikke er urimelig at når nasjonale myndigheter innfører en forskrift så er det de som gjør oversettelsen av den. Det var mange kommuner med det samme behovet og det var ikke noe poeng at alle kommunene bestilte hver sine oversettelser Det er ikke så mange som driver med oversettelse, og man må gjør seg noen avtaler seg imellom, sier hun og legger til at noe av informasjonen kommunen sender ut har de fått låne av andre, for eksempel Folkehelseinstituttet og Helsedirektoratet.

– Men vi tar slik kritikk og innspill på alvor. Man kan alltid bli bedre. Samtidig er det krevende når råd og regler endrer seg relativt ofte, sier hun og gir et eksempel på at i den perioden lagde enheten for mangfold og integrering en film som ble dubbet og tekstet på ti språk.

Så gikk det en drøy uke, og barneskolene gikk fra rødt til gult nivå. Da kan ikke de filmene brukes lenger.

– Det gjøres et enormt arbeid, men vi lærer stadig. Blant annet at det er lurt å lage kommunikasjon som er holdbar lenger, sier hun og forteller at de nå bestiller oversettelser med ulik skalering, slik at informasjonen enkelt kan byttes ut hvis tiltak blir endret.

– Sånn sett er ikke arbeidet som er blitt gjort helt bortkastet når videregående går fra rødt til gult. Da har vi den setningen i banken.

Hun forteller at behovet for oversettelseshjelp har vært stor.

Heldigvis er de mange ansatte i Oslo Kommune, og gjennom en egen gruppe på internplattformen Workplace er det flere av de ansatte som har tilbudt seg å hjelpe, lese gjennom og dobbeltsjekke oversettelsene før utsendelse.

Hun legger også til at når de vet at det ofte er informasjon gjennom lydfiler og filmer som funker best, er det ikke alltid de klarer å få det laget klart fra en dag til en annen.

Noe byråhjelp

Gjørtz kan fortelle at de i løpet av «koronaåret» har fått noe hjelp fra ulike byråer.

HyperRedInk har hjulpet til med filmer og idedrodling, The Oslo Company har hjulpet kommunen med filmproduksjon og også TRY har utarbeidet en kampanje for kommunen.

Blant annet utarbeidet TRY en målrettet kampanje som bare unge voksne hadde tilgang til. Denne ble laget under en periode i fjor høst da kommunen trengte hjelp til å nå ut til akkurat denne gruppen.

– Vi målrettet poster på Snapchat som bare de i målgruppen kunne se. Vi laget også filter tilpasset denne målgruppen, -Det var en ide som handlet om at vi hadde en landingsside som bare unge kom inn på når de trykket på annonser og poster på snapchat, forklarer hun og legger til:

– Da smittetallene blant unge voksne var høye i den perioden, var det flere som kritiserte oss for å ikke lage informasjon rettet mot denne gruppen. Men det hadde vi, det er bare at vi som er over femti ikke så det.

Både FHI, Helsedirektoratet og kommunen gjentar stadig at det viktigste vi kan gjøre er penser stadig tilbake til at det å teste oss ved symptomer, holde oss hjemme hvis vi er syke, vaske hender, og holde 1 meter avstand. Kommunen har jobbet med å lage generelle filmer og tekster som kan brukes selv om noen av tiltakene endrer seg.

– Jeg tror ikke det er så mange som ennå ikke har fått med seg dette. Men det er selvsagt vanskeligere om du bort tett eller har et yrke der man er utsatt for smitte og ikke har mulighet til å ha hjemmekontor enn om du har god plass og kan jobbe hjemmefra.

– Forklare, takke og rose

Etter ett år med restriksjoner begynner folk å bli lei. For å hindre at ting skeier ut, og at folk blir slappe mener kommunen at det er viktig å forklare, takke og rose.

– Jeg tror byrådslederens rolle og det han sier på pressekonferansene og i intervjuer er svært viktig. Han forklarer rasjonalet bak tiltakene vi har. Så må vi balansere de gode og de dårlige nyhetene. Vi er opptatt av å rose og takker folk, sier hun og utdyper:

– Det er viktig å vise at man ser folket og setter pris på det de gjør. Vi vet at folk ofrer mye, og det er ikke noe vi tar som en selvfølge.

Disse tre målene har Oslo kommune satt seg med sin internkommunikasjon