Ruter-sjefen: – Det kan oppleves brutalt å uttale seg feil i mediene

Kommunikasjonsavdelingen til kollektivselskapet Ruter har det overordnede ansvaret for strategisk og operativt kommunikasjonsarbeid. Eirik Andersen leder avdelingen, og har hatt dette ansvaret i godt over fem år.

– En kommunikasjonsavdeling må ha en kommunikasjonsstrategi, og operative kommunikasjonsplaner. Det bør også være en oversikt over ulike roller, oppgaver og gjøremål den enkelte har.

Hans mantra som leder dukker opp når det er snakk om å løse utfordringer, og hvordan de skal løse disse sammen som et team.

– Vi er avhengig av å samarbeide for å kunne overlappe hverandre. Dette er en styrke man dyrker frem i et team, ofte over tid. Det handler om å sette sammen et team av samarbeidsvillige og erfarne folk som har hver sine styrker. Sammen håndterer de usikkerhet og finner løsninger hver eneste dag.

Umulig å planlegge

Han spoler tilbake til 12. mars 2020.

– I kommunikasjonsavdelingen har vi ulike roller og gjøremål. Noen har ansvaret for pressevakt i turnus, internkommunikasjon, fremtidsrettet kommunikasjon som posisjonerer virksomheten særlig innenfor innovasjon, mobilitet og bærekraft. Allerede torsdag 12. mars måtte jeg som leder se på fordelingen av pressevaktene og rollefordelingen i teamet.

Har brukt 36 millioner på å slå sammen to apper

Normalt sett har pressevaktene turnus en uke av gangen, men i de første månedene måtte dette justeres ned til en eller to dager. Det ble rett og slett for mye usikkerhet i krisen som skulle håndteres samtidig både eksternt og internt.

– Det ble enda mer overlapping og vi måtte hjelpe hverandre mer. Vi som avdeling jobbet med å holde oss oppreist, slik at vi var rustet til å håndtere den usikkerheten vi jobbet med hver eneste dag. Vi planla ulike strategier og jobbet med budskap, men det som ble planlagt mandag, kunne plutselig bli endret tirsdag.

– «Smidighet» er et ord som ofte er brukt siden 12. mars, og det ordet er kommet for å bli i vårt kommunikasjonsteam.

Alle skal få svar

Uansett krise eller utfordring, er åpenhet og tilgjengelighet det viktigste i avdelingen. Det eneste som skiller en enkel og en kompleks utfordring, er tiden avdelingen bruker for å kunne komme med en uttalelse.

– Uansett kompleksitet på saken vi behandler, skal vi kommentere, hvis det er noe innenfor vårt ansvarsområde som vi kan svare på. Vi er veldig opptatt av å ta alle henvendelser seriøst, og alle som henvender seg til kommunikasjonsavdelingen i Ruter skal få svar.

Det Andersen mener med saker de kan svare på, er om Ruter er den rette til å komme med en uttalelse. Selv om det gjelder noe med kollektivtransport, betyr det ikke nødvendigvis at de kan, eller skal kommentere alt.

– For eksempel er det helsemyndighetene som er ansvarlig for helsefaglig kommunikasjon til innbyggerne i pandemien. Tilfellet mandag kveld der en person ble skutt på Brynseng T-bane stasjon, er det ikke vi som kommenterer, men politiet. Rollefordelingen om hvem som kommuniserer hva, er viktig å forstå. Selv om et transportmiddel er til stede, betyr ikke det at vi er ansvarlige for å kommunisere omstendigheter knyttet til hendelsen.

Må være tett på alle avdelinger

For at kommunikasjonsavdelingen skal fungere optimalt er det viktig å være nysgjerrig, alltid søke samarbeid, følge med på hva som skjer for raskt å kunne være på ballen.

– Dette er min erfaring, både før og etter korona-året. Jeg tror det er den nye normalen at man raskt beveger seg fra å løse små detaljerte hendelser, samtidig som denne håndteringen må sees i sammenheng med større komplekse strategiske problemstillinger.

KPMG gjør alt for at de ansatte skal føle seg som hjemme når de kommer på kontoret igjen

Tverrfaglig samarbeid er også svært viktig for en velfungerende kommunikasjonsavdeling.

– Vi må jobbe tett sammen på tvers av fagavdelinger. Vi jobber tett med kundeservice, some-avdelingen, markedskommunikasjon og fagmiljøene som jobber med rutetider, kollektivtilbudet, Ruterappen, fremtidens mobilitetstilbud, problemstillinger knyttet til samfunnsoppdraget vårt og bærekraftsarbeidet. Det handler om å være tett på og informert om utviklingen for å ha kompetanse og kunnskap om det som skal kommuniseres.

– Brutalt å uttale seg feil i mediene

På vanlige dager kan det komme opptil ti pressehenvendelser til Ruter. Under pandemien, langt flere, hver eneste dag. Samarbeid og støtte internt i avdelingen har vært enda viktigere enn tidligere.

– Vi har jobbet enda tettere på hverandre for å bygge videre på tilliten oss i mellom. I situasjoner der vi er under høyt press krever det at vi stoler på hverandre. Det kan oppleves brutalt å uttale seg feil i mediene, og da er det viktig at vi støtter hverandre. Vi skal stå i det, men vi står i det sammen.

Andersen poengterer at det er en krevende jobb. Han trekker frem at teamet består av svært erfarne kommunikasjonsmedarbeidere.

– Tempoet varierer, og vi har mye å holde styr på. Det er viktig at alle i teamet vet at det er en romslig terskel for å gjøre og si feil. Det er en krevende for en kommunikasjsonsavdeling og talspersonen som blir et ansikt utad. Vi gjør hele tiden den vurderingen vi mener er riktig, Når jeg sier vi, skjer vurderinger alltid i nært samarbeid med andre kloke hoder i og utenfor Ruter.

I fjor jobbet kommunikasjonsrådgiverne til FHI 4500 timer overtid – Nå har Arbeidstilsynet krevd at de tar grep