Charlotte Reksten og Vegard Bjørtuft.
Charlotte Reksten og Vegard Bjørtuft.

MENINGER:

Planlegger du et event? Slik får du folk til å dukke opp

Man sier: «kjært barn har mange navn», men når man snakker om event kan man si at vi har funnet et kjært navn for mange barn. Om man skal organisere produktlansering, konferanse, debatt eller en samling, så faller det meste under kategorien «event». Uansett hva slags event man planlegger, er det én ting som alltid er øverst på prioriteringslisten: å få folk til å dukke opp

Publisert

Om det er et sosialt arrangement eller en faglig samling, blir det sjeldent vellykket hvis ikke folk deltar– og likeså viktig er det at folk dukker opp fysisk.

Vi vil samles igjen. Men ikke hvor som helst

Joda, jada – koronapandemien har lært oss at digitale arrangementer har en verdi, men hjelp så kjedelig det kan være noen ganger. Man sitter sjeldent igjen med et inntrykk som kan måle seg med det man får når man deltar fysisk.

Heldigvis, med gjenåpningen av samfunnet har fysiske arrangementer også blitt mulig igjen (men gjerne med et digitalt alternativ). De fleste er takknemlige for muligheten til å delta på fysiske arrangementer, men samtidig har pandemien påvirket når og hvordan folk vil samles og delta på arrangementer. Vi har rett og slett blitt mye mer selektive på hvilke arrangementer vi deltar på – spesielt fysisk.

Det har blitt færre jobbreiser, så arrangementer som foregår utenbys blir sjeldnere prioritert (med mindre det er store møteplasser som ONS og Arendalsuka). Selv når arrangementet foregår rett nedi gaten fra kontoret ditt, så oppleves det tidskrevende og unødvendig å delta fysisk. Hvis det bare er snakk om litt faglig påfyll som like lett kan konsumeres via en livestream, vil mange arrangører se at de sitter igjen med mange ledige seter i salen.

Hvordan får du folk til å dukke opp?

Tilby en gevinst som bare kan oppleves fysisk.

Enkelt, ikke sant?

Vi vil at folk som deltar på et event skal sitte igjen med en følelse at det var verdt det. At det var verdt den ekstra tiden og innsatsen det tok sammenliknet med å se på en livestream fra kontorplassen eller sofaen.

Hva skal til for at det føles verdt det å delta fysisk på et arrangement?

Innholdet må oppleves som relevant og interessant, og viktigst av alt: deltagerne må engasjeres.

Det finnes flere måter å oppnå dette på. Og det beste er gjerne en kombinasjon av flere tiltak.

Veien til et engasjerende arrangement

1. Innholdet på scenen

Tematikk og innhold under eventet blir den viktigste faktoren. Dette er det alle har dukket opp for å se, og det er her oppmerksomheten vil være rettet store deler av tiden. Så tenke dere om to ganger når dere velger både innhold og innledere. En god blanding av forskjellige innledere, og gjerne forskjellig format er viktig for å beholde oppmerksomheten gjennom et arrangement. Lange PowerPointer med kompliserte grafer er sjeldent interessant i lengden. En annen huskeregel. Seriøs tematikk trenger ikke alltid seriøs formidling. Tenk kreativt. Tenk utenfor boksen. Det finnes mange forskjellige måter å engasjere et publikum på som ikke involverer en PowerPoint-presentasjon.

2. Stjernefaktor

Apropos engasjerende – gode innledere er gull verdt. De kan både virke som trekkplaster som får folk til å dukke opp fysisk (hvis de har litt stjernefaktor i sitt segment), og de vil i tillegg bidra til engasjerende innhold på scenen. Denne effekten kan også oppnås med gode konferansierer (hvis det passer seg).

3. Et sted folk vil dra til

Man skal ikke kimse av verdien av et kult lokale. Omgivelser betyr mye for folk, og et kult eventlokale vil ha stor effekt på den helhetlige opplevelsen.

4. Opplevelsesbasert arrangement

En annen måte å sikre et engasjert publikum på er ved å inkludere de i arrangementet. Skap en agenda som krever publikumdeltagelse. Dette vil ikke passe i alle typer arrangementer, men det finnes flere enkle grep som kan få deltagere til å føle at de har tatt del i arrangementet uten at de har vært på scenen selv.

5. Sosial arena og nettverksbygging

Som en oppfordring til fysisk deltagelse, burde alle arrangementer tilrettelegge for en eller annen form for sosial arena. Muligheten for litt sosialisering og nettverksbygging er en fin bonus for de som deltar på et faglig eller jobb-relatert arrangement. Er man inn og ut på et par timer uten å hilse på eller snakke med noen, vil kanskje visse type arrangementer best overværes digitalt.

Disse faktorene vil bidra til å skape et arrangement hvor deltagerne som dukker opp fysisk engasjeres. Får dere alt eller flere av disse faktorene på plass er dere på rett vei til et arrangement som folk kommer til å angre på at de ikke dukket opp fysisk på.

Men da gjenstår det bare en bitteliten detalj – hvordan kan du på forhånd kommuniseregevinsten av fysisk deltagelse på ditt arrangement?

Det hjelper jo ikke at alt er tilrettelagt for et skikkelig engasjerende arrangement, hvis folk ikke er klar over det. Derfor er det viktig å kommunisere tydelig om arrangementet.

Om det er offentlig eller privat vil påvirke kanalvalget, men innholdet kan følge de samme spillereglene:

Fremhev de fem engasjementskapende faktorene som vi introduserer over.

Har dere en spennende innleder eller konferansier – si det.

Har dere booket et megakult sted – si det. Har dere inkludert opplegg som involverer publikumet – si det.

Og oppfordre dem til å dukke opp fysisk.

———————————————-

Dette er et meningsinnlegg, og gir uttrykk for skribentens mening. Har du lyst til å skrive i KOM24? Send ditt innlegg til [email protected].


Powered by Labrador CMS