De første tekstene var jeg nesten redd for å levere tilbake, blodrøde av sporendringer

I det siste har jeg forenklet brevmalene til en seksjon ved Vestland fylkeskommune, der jeg jobber.

De første tekstene var jeg nesten redd for å levere tilbake, blodrøde av sporendringer og konstruktive kommentarer.

Tekstene var ikke dårlige. Men med enkle grep kunne de bli enda bedre.

Gjennom nesten 15 år som kommunikasjonsrådgiver har det å skrive klart og tydelig vært en viktig kjepphest for meg. Og nå er klarspråk blitt allemannseie.

1. januar kom nemlig en ny språklov som gir det offentlige plikt til å skrive klart og tydelig.

Det betyr at også de som ikke jobber aktivt med språk i hverdagen må være bevisst på hvem målgruppen sin er og hvordan de ordlegger seg skriftlig.

Men hva er egentlig klarspråk?

En tekst er klar når leserne:

• finner det de trenger

• forstår det de finner

• kan bruke informasjonen til å gjøre det de skal

Fem tips til å skrive klarspråk

Tips 1: Skriv det viktigste først

Ofte leter du etter det du er interessert i og finner det sist i teksten. Ha det viktigste gjerne med allerede i tittelen!

MENINGER:

Ledergruppe infisert av Powerpoint på seminar

I stedet for å skrive: «Vedrørende tannklinikk» i tittel, begynn heller med det som er sakens kjerne: «Du har fått ny tannklinikk».

Resten av teksten bør du bygge opp slik at detaljene kommer lenger ned i teksten dess mindre viktig de er.

Tips 2: Skriv aktive setninger

Aktive setningar forteller tydelig hvem som gjør hva. Det skaper også en mer personlig tone.I stedet for å skrive: «Dokumentasjon vedlegges søknad som sendes til post@epost.no, med søknadsfrist sett til 5. mai.», er det bedre med: «Send søknaden til post@epost.no innen 5. mai. Legg ved dokumentasjon.»

Les gjerne teksten din høyt og tenk etter om du ville sagt det slik i en samtale.

Tips 3: Bruk punktlister

Punktlister er et godt alternativ til å ramse opp. Det gjør teksten mer oversiktlig og lettere å lese. Alle typer tekster kan inneholde punktlister.

Tips 4: Bruk mellomtitler

De fleste leser ikke alt, men skummer teksten for relevant informasjon. Mellomtitler gjør det lettere å finne frem i teksten.

• Bruk mellomtitler på alle tekster som er på mer enn en halv side.

• Prøv å lage mellomtitler som er mest mulig konkrete og informative.

• Bruk gjerne hele setninger og spørsmål.

Tips 5: Få noen til å lese gjennom teksten din

Spør en kollega eller kommunikasjonsavdelingen om de umiddelbart skjønner hva teksten handler om, og om den kan gjøres enda tydeligere.

Hvorfor er det viktig med klarspråk?

Klarspråk skaper tillit, og gir bedre sørvis og omdømme. Vanskelig og uklart språk kan skape avstand mellom sender og mottaker.

Thea Olsen er den mest leste forbrukerøkonomen: –– Min jobb er å oversette bankspråket

Klarspråk er viktig for demokratiet. Tungt og uklart språk i tekster fra det offentlige kan gjøre at mange ikke får mulighet til å delta i saker som angår dem.Klarspråk er effektivt. Hvis mottaker forstår teksten, blir det færre spørsmål og misforståelser. Vi kan spare både tid og penger på å skrive klart.

Et klassisk eksempel er Statens Vegvesen som for noen år siden endret et brev med tittel «Manglende rapportering - periodisk kjøretøykontroll» til «Har du glemt EU-kontrollen?» Resultat: De fikk 40 prosent færre telefonhenvendelser! Se for deg resepsjonisten som nå kunne frigjøre nesten halvparten av arbeidskapasiteten til å gjøre mer verdifulle oppgaver!

Forsikringskunde ville hente premien

Selv om klarspråkloven gjelder det offentlige, har også privat sektor nytte av å være klar og tydelig i sin kommunikasjon.

Tidligere jobbet jeg i et forsikringsselskap. En kunde, som ikke hadde norsk som førstespråk, ringte og lurte på hvor han kunne hente premien sin. «Hente premien?» spurte kundebehandleren. «Ja, jeg har fått et brev der det står «Premien din er på 5000 kr.»

MENINGER:

Lider din bedrift av «tåkespråkiose»?

Kunden ble overrasket da han skjønte at «premie» slett ikke var en positiv overraskelse, men prisen han måtte betale for å ha forsikring. Etter det hadde selskapet et stort prosjekt for å gjøre seg lettere forstått.

Hjelp til selvhjelp

Noen uker etter at jeg hjalp seksjonen i fylkeskommunen med brevmalene, fikk jeg en e-post fra dem. De var veldig takknemlige over gjennomgangen og sa at de hadde fått en a-ha-opplevelse. Samtidig sendte de en ny, mye større bunke brevmaler.

Gleden var stor da jeg åpnet dokumentene. De hadde virkelig tatt til seg tilbakemeldingene fra sist. Nå var alle tekstene betydelig kortere. Det var tydelig budskap i hvert brev, språket var aktivt og uten kronglete setninger. Dagsverket jeg hadde satt av til å gå gjennom materialet ble redusert til et par timer.

Det er givende å se at klarspråk ikke bare er noe vi kommunikasjonsrådgivere jobber aktivt med, men at flere tar det til seg, øver seg, og får til!

———————————————-

Dette er et meningsinnlegg, og gir uttrykk for skribentens mening. Har du lyst til å skrive i KOM24? Send ditt innlegg til meninger@kom24.no.