Så mye brukte kommunen på innleide pressekontakter

Norge har nå åpnet opp etter nesten to år med tidvis omfattende koronarestriksjoner. Informasjonsbehovet gjennom pandemien har vært umettelig, og innbyggerne rundt om i landet har måttet forholde seg til regler som ofte har vært både vanskelig å forstå og under hyppig endring.

KOM24 har spurt flere norske kommuner om hvordan de opplevde dette med tanke på kommunikasjonsarbeidet.

Hvordan har viktig informasjon blitt videreført til innbyggerne, og hvilke kanaler har de benyttet seg av for å nå flest mulig? Og hvordan har de jobbet for å skape forståelse for tiltakene?

Denne gangen har vi snakket med Helle Mjøs, som er seniorrådgiver kommunikasjon i Ullensaker kommune. Kommunen har en befolkning på om lag 41 565 mennesker.

Var godt forberedt

Mjøs sier de var forberedt på en krisesituasjon, også på kommunikasjonsfronten.

– Som vertskap for landets hovedflyplass er beredskapssituasjoner og krisehåndtering noe som Ullensaker kommune er godt forberedt på og har rutiner for. Kommunen har tre dedikerte kommunikasjonsstillinger og godt etablerte kommunikasjonskanaler for dialog med innbyggere. Vi har kriseplaner som også inkluderer kommunikasjon, og har dessuten jevnlige kriseøvelser. Jeg vil altså si at Ullensaker kommune var relativt godt rustet for å kunne ivareta kommunikasjon med kommunens innbyggere da krisen var et faktum, sier hun.

Likevel måtte kommunen leie inn bistand for å håndtere formidlingen av viktig helserelatert informasjon. Rådgivningsselskapet Corporate Communications har fungert som pressekontakten deres gjennom store deler av pandemien.

Mener det ble for mye «massekommunikasjon» om korona

– Pressekontaktene vi har leid inn gjennom en anbudsavtale har siden oppstart i november 2020 fakturert rundt 1,4 millioner kroner for oppdraget med pressekontakt tilknyttet testing og karantenehotell ved Oslo Lufthavn. Ullensaker kommunes utgifter til testing og karantenehotell ved Oslo Lufthavn blir refundert av staten, sier Mjøs.

En spesiell rolle

De skjønte tidlig at jobben de gjorde med kommunikasjon om viruset ville bli viktig. Kommunen i seg selv fikk også flere omfattende oppgaver fra staten.

– Som vertskommune for hovedflyplassen, er vi forberedt på at vi har en rolle i nasjonale krise- og beredskapssituasjoner. Vår kommuneoverlege har smittevernansvar for Oslo Lufthavn, og kommunen har ansvar innen helse ved krise- og beredskapssituasjoner. Under koronapandemien fikk Ullensaker kommune i oppdrag fra henholdsvis Helse- og omsorgsdepartementet og Justisdepartementet å drifte teststasjon for innreisende og karantenehotell ved Oslo Lufthavn.

Etter hvert økte pågangen fra medier som ville vite mer om ordningene. På bakgrunn av dette bestemte Ullensaker kommune seg for å leie inn pressekontaktene.

– Teststasjonen for innreisende ble opprettet i midten av august 2020, mens karantenehotellene ble etablert i begynnelsen av november samme år. Særlig karantenehotellordningen tiltrakk seg veldig mye oppmerksomhet fra både lokale, nasjonale og internasjonale medier. Et par uker etter etableringen av karantenehotellene vurderte vi det som nødvendig å leie inn eksterne ressurser til pressekontakt, slik at det ikke skulle gå ut over det viktige kommunikasjonsarbeidet overfor kommunens innbyggere.

Mjøs sier at jobben med å kommunisere ut til egne innbyggere dermed ble lettere for dem.

– Testing og karantenehotell ved Gardermoen har i liten grad berørt Ullensaker kommunes innbyggere direkte, men kommunens nettside og Facebook-side ble brukt til å gi generell informasjon om oppdragene kommunen hadde med testing og drift av karantenehotell. Ansvaret for informasjon om innreiseregler har hele tiden ligget hos nasjonale myndigheter.

Skal bli bedre på språk

Som i mange andre kommuner har kommunikasjonsavdelingen i Ullensaker lært mye av to år med pandemi.

Noe av det viktigste handler om hvordan de arbeider med språk og oversettelser.

Dette mener hun har vært mest utfordrende med å drive kommunikasjon gjennom pandemien

– I dialogen med kommunens egne innbyggere har vi lenket til oversettelser av nasjonale regler og retningslinjer. Våre lokale forskrifter og informasjon tilknyttet dem, fikk vi oversatt til de fem mest brukte utenlandske språkene i kommunen. En refleksjon her er at oversettelser er en ting, men at Ullensaker kommune, og sikkert mange andre kommuner, med fordel kan ta grep som sikrer tettere dialog med innbyggere med annen kulturbakgrunn enn norsk. Her er vi i Ullensaker i gang med et spennende arbeid som vi håper vil bidra til dette.

I tillegg sier hun at det til tider har vært utfordrende får kommunen.

– Vi legger ikke skjul på at oppdragene med testing og karantenehotell ved OSL har vært krevende for kommunen, men de har også gitt oss verdifull læring på flere punkter, blant annet knyttet til samarbeid og dialog med sentrale myndigheter.

God kommunikasjon beroliger

Mjøs tror flere i løpet av disse årene virkelig har kjent på hva god og tydelig kommunikasjon kan bety. Aldri har det vært viktigere å formidle helserelatert informasjon til lokalbefolkningen.

– Pandemien har lært oss veldig mye om kommunikasjon, og noe jeg personlig tar med meg, er hvordan åpenhet og god kommunikasjon om ubehagelige fakta og usikkerheter, kan stimulere til ro heller enn bekymring. Vi i kommunikasjonsavdelingen i Ullensaker har fått verdifull mengdetrening i hvordan gjøre dette i praksis lokalt i Ullensaker.

Digitale hjelpemidler ble også essensielle for jobben de skulle gjøre. Dermed økte de også kompetansen innad på dette området.

– Da vi i liten grad kunne ha fysisk kontakt, var digitale flater og sosiale medier viktige og verdifulle kommunikasjonskanaler og samlingsarenaer. Gjennom store deler av pandemien hadde vi en aktiv toveisdialog med innbyggerne våre via sosiale medier. Dette var tidkrevende, men ga også uvurderlig innsikt og mulighet til å avklare spørsmål.

I tillegg til samarbeid med myndighetene trekker Mjøs fram samarbeidet med lokalbefolkningen i Ullensaker. Dette mener hun fungerte bra.

– Jeg vil si at innbyggerne og kommunen spilte hverandre gode gjennom å dele informasjon og synspunkter. Samtidig har vi lært viktigheten av å ikke ta eierskap til informasjon som ikke er vår egen, da dette blant annet er ressurskrevende og gir rom for feilinformasjon. For eksempel var vi var aktive i arbeidet med å gjøre innbyggerne obs på nye nasjonale smittevernregler, men vi passet på å lenke videre til nasjonale informasjonssider og henvise til nasjonale svartjenester når innbyggerne hadde spørsmål eller ønsket mer informasjon, avslutter hun.

Kommunikasjonssjefen i Oslo tror lærdommen fra pandemien kan komme til nytte i en ny krise